Anforderungen an eine elektronische Akte – Kontrollpflichten

  1. Beim Scannen zur Erstellung einer elektronischen Akte sicher zu stellen ist, dass mangelhafte Scanvorgänge erkannt werden. Insoweit bedarf es beim Scannen einer entsprechenden Qualitätskontrolle, welche auch sicherstellt, dass die Dokumente in der Originalgröße, in den Originalfarben, sowie richtig lesbar und vollständig eingescannt werden.
  2. Unterlagen in Behördenakten haben eine Bedeutung und Urkundseigenschaft.
  3. Im Falle eines ersetzenden Scannens ist jedes eingescannte Dokument zwingend auf seine Qualität zu prüfen und von der einscannenden Person entsprechend mit einem Übereinstimmungsvermerk qualifiziert zu signieren.
  4. Ist dies nicht der Fall, so führt die Ausländerbehörde nur irgendwelche Kopien, über deren Richtigkeit und ihren Nachweisgehalt in einem Freibeweis entschieden werden muss.

VG Wiesbaden; Urteil vom 26.09.2014 – 6 K 691/14.WI.A

Examensrelevanz: §§ – Die Probleme mit dem elektronischen Rechtsverkehr und elektronischer Aktenführung nehmen zu.

Relevante Rechtsnormen: § 55 b, 100 VwGO

Fall: Die Kl. sind iranische Staatsangehörige. Sie reisten am 09.01.2013 über den Flughafen Frankfurt a. M. in die Bundesrepublik Deutschland ein und stellten einen Asylantrag. Dieser wurde mit Bescheid des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge vom 09.04.2014 abgelehnt und auch subsidiärer Schutz verweigert. Im Klageverfahren lagen dem VG u.a. die elektronische Bundesamtsakte nebst Dokumentenmappe sowie eine so vom Gericht bezeichnete „Möchtegern“-Ausländerakte des Main-Taunus-Kreises vor.
„Die vorliegende Klage ist zulässig. Das Gericht konnte auch trotz nicht ordnungsgemäßer Vorlage der Ausländerakte entscheiden. Denn die vorgelegten Kopien einer vermeintlich elektronischen Akte haben nichts enthalten, was für das Verfahren in sich bedeutsam wäre und nicht in den anderen Akten vorhanden ist.
Dabei weist das Gericht darauf hin, dass beim Scannen zur Erstellung einer elektronischen Akte sicherzustellen ist, dass mangelhafte Scanvorgänge (z.B. fehlende Seiten, mangelnde Lesbarkeit – wie vorliegend gegeben, z.B. durch Verkleinerung und Abschneiden der Dokumente – fehlender Dokumentenzusammenhang, beschädigte Dateien) erkannt werden. Dazu muss eine geeignete Qualitätskontrolle und gegebenenfalls eine erneute Erfassung stattfinden. Insoweit bedarf es beim Scannen einer entsprechenden Qualitätskontrolle, welche auch sicherstellt, dass die Dokumente in der Originalgröße, in den Originalfarben, sowie richtig lesbar und vollständig eingescannt werden. Dies ist bei den vorgelegten Ausdrucken in der „Ausländerakte“ nicht der Fall.
Soweit sich die Ausländerbehörde auf die BSI – Technische RL 03 138 – ersetzendes Scannen bezieht, verkennt sie, dass Unterlagen in Behördenakten eine Bedeutung und Urkundseigenschaft haben. Insoweit wird von der Bundespolizei bei der Fertigung von Kopien von Ausweisen nicht nur darauf geachtet, dass diese Kopien lesbar sind, sondern sie werden darüber hinaus auch dergestalt beglaubigt, dass ein Beamter bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Insoweit ist, wie in der technischen Richtlinie des BSI vorgesehen, im Falle eines ersetzenden Scannens zwingend jedes eingescannte Dokument auf seine Qualität zu prüfen und von der einscannenden Person entsprechend mit einem Übereinstimmungsvermerk qualifiziert zu signieren.
Dieser Prozess des „ersetzenden“ Scannens wird insoweit von der Finanzverwaltung erkannt, als der Erlass Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG), BStBl. 2014, 918, unter O 2.7 „Kindergeldakte“, Unterziffer O 2.73 „elektronische Akten“ in dem dortigen Absatz 1 Satz 2 ausdrücklich ausgeführt wird, „die qualifizierte Signatur des gescannten Papierdokuments dient als Nachweis für einen ordnungsgemäßen Scanvorgang“.
Auf einen solchen mag man verzichten, wenn die elektronische Akte allenfalls als Hybridakte geführt wird und die Unterlagen (insbesondere Gerichtsentscheidungen, Flugtickets, Personalpapiere, usw.) in einer Papierakte oder Dokumentenakte erhalten bleiben. Dass eine qualifizierte Signierung und damit Beglaubigung des Scans für ein jedes Dokument zwingend erforderlich ist, ergibt sich auch aus § 55 b VwGO. Dort ist in Absatz 4 geregelt, dass, wenn ein in Papierform eingereichtes Dokument in ein elektronisches Dokument übertragen werden soll, dieses den Vermerk erhalten muss, wann und durch wen die Übertragung vorgenommen worden ist. Ferner bedarf es einer Rückführung in einen Ausdruck des Vermerkes, welches Ergebnis die Identitätsprüfung des Dokumentes aufweist, wen der Inhaber der Signatur ausweist und welchen Zeitpunkt durch die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist.
Im Ergebnis führt die Ausländerbehörde aktuell nur irgendwelche Kopien, über deren Richtigkeit und ihren Nachweisgehalt in einem Freibeweis entschieden werden müsste. Dies wird dadurch erschwert, dass die vorliegenden ausgedruckten Seiten der Scans Dokumente im Einzelfall nicht vollständig enthalten, die Scans unscharf oder verkleinert bzw. abgeschnitten sind (bezüglich der Mängel der elektronischen Akte des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge s. VG Wiesbaden, NJW 2014, 260). Die zuvor ausgeführten ausländerrechtlichen Aktenmängel können nicht zum Nachteil der Kl. gereichen.
“ (VG Wiesbaden aaO.)

Veröffentlicht in der Zeitschriftenauswertung (ZA) April 2015